Membuat Label Undangan menggunakan Mail Merge di LibreOffice BlankOn

Saat itu ingin membantu kakak yang mau menikah dan kerepotan membuat label nama para undangan. Jadi dengan senang hati, sekaligus berniat belajar membuat label, walaupun hasilnya saat dicetak masih harus dikira-kira :D. Mungkin yang lain juga ingin belajar, maka saya tuliskan langkahnya di bawah ini :

Apa itu Mail Merge?

Mail Merge adalah fasilitas untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah banyak dengan isi dokumen sama tapi tujuan berbeda. Atau fasilitas untuk menggabungkan dokumen-dokumen yang berbeda. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data sumbernya. Dengan mengunakan Mail Merge kita dapat membuat sebuah surat atau dokumen yang akan ditujukan kepada banyak penerima (recipients).

Mail Merge untuk Label Nama Undangan

Pada umumnya label nama undangan itu menggunakan kertas Tom&Jerry No.103. Sebenarnya kita juga dapat menemukan ukuran label yang telah disediakan di situsnya http://www.tjlabels.com/download.html, walaupun tetap harus dikira-kira ketika ingin dicetak.

Langkah-langkahnya :

  • Persiapkan satu dokumen di LibreOffice Calc / Lembar Kerja. Berisikan nama-nama yang akan diundang, lalu simpan dan beri nama untuk dokumen tersebut. Contoh sebagai berikut :

data

  • Buka LibreOffice Writer / Dokumen Teks, kemudian pilih menu Berkas – Baru – Label. Isikan pada kolom Format sesuai ukuran label yang kita gunakan.

label

  • Klik tombol Simpan. Berikan nama sesuai keinginan, lalu klik Oke.

simpan

  • Klik tombol Dokumen Baru, akan tampil seperti di bawah.

dokumenbaru

  • Buka menu Perkakas – Wahana Pandu Surat Massal. Pilih langkah nomor 3 yaitu Sisipkan blok alamat, lalu klik Pilih Daftar Alamat.

wahanapandu

  • Klik tombol tambah, lalu unduh dokumen yang telah kita buat di Lembar kerja awal / LibreOffice Calc. Akan muncul seperti tampilan berikut :

pilihdaftar

  • Klik Oke. Lalu keluar dari menu Wahana Pandu Surat Massal tersebut.
  • Pilih menu Tampilan – Sumber Data. Pilih nama dokumen Lembar Kerja yang telah kita simpan di awal, lalu klik tabel – lembar1. Tampilannya sebagai berikut :

tampilan

  • Klik dan tahan / drag judul kolom (NAMA & LOKASI) ke dalam tabel di bawahnya. Seperti berikut :

hasildrag

  • Letakkan kursor di bawah <LOKASI> seperti gambar di atas. Lalu pilih menu Sisip – Ruas – Lainnya. Pilih Basis Data – Rekaman selanjutnya. Pilih nama file yang telah kita buat di langkah awal. Klik tombol Sisipkan, kemudian Tutup. Tampilannya :

insert

  • Salin dan tempel tulisan <NAMA><LOKASI> ke tabel-tabel yang kosong hingga terisi sepenuhnya seperti berikut :

copas

  • Untuk melihat hasilnya klik menu Perkakas – Wahana Pandu Surat Massal.
  • Pilih langkah nomor 8 yaitu Simpan, cetak atau kirim. Pilih Simpan dokumen gabungan. Lalu pilih Simpan sebagai dokumen tunggal. Seperti berikut :

selesai

  • Klik tombol Simpan Dokumen, beri nama sesuai keinginan. Klik selesai dan hasilnya :

HASIL

  • Untuk mencetaknya, hanya perlu memasukan kertas label ke dalam printer dan cetak seperti biasa ketika ingin mencetak dokumen pada umumnya.

Semoga bermanfaat 🙂

Advertisements